L’audit est l’étape inévitable pour obtenir la certification Qualiopi. Une fois prêt, le système qualité du candidat doit être vérifié par un organisme accrédité qui délivre la certification.
Mais qu’est-ce que l’audit Qualiopi ?
Le candidat à l’audit est appelé un audité. L’auditeur est la personne qui réalise l’audit. L’auditeur est mandaté par l’organisme de certification pour vérifier que le candidat répond aux exigences de Qualiopi.
Comme tous les audits qualité, il s’agit d’un processus méthodique. Il permet d’identifier les preuves que le candidat répond bien ou non aux exigences d’un référentiel, c’est-à-dire à Qualiopi.
L’auditeur va alors analyser tous les indicateurs. Il va chercher des preuves de conformité ou de non-conformité en posant des questions et en consultant les documents ou modèles de documents utilisés. Une non-conformité est établie lorsque le candidat ne répond pas ou répond partiellement à l’indicateur ou, selon les cas, lorsqu’il n’a pas de preuve de sa réponse.
Encadré par la réglementation
Pour Qualiopi, le référentiel officiel correspond à un texte législatif : Le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Il est intégralement repris dans le guide de lecture proposé par le ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion (https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-ressources-documentaires/documentation-et-publications-officielles/guides/guide-referentiel-national-qualite). Il est donc primordial de se procurer la dernière version qui fait foi sur le site du ministère.
Une non-conformité ne peut correspondre qu’à un non-respect ou un respect partiel d’une exigence écrite dans ce guide de lecture Qualiopi.
La procédure d’audit Qualliopi est également encadrée par un texte législatif : l’arrêté du 6 juin 2019. Il décrit la durée de l’audit, le périmètre et les conditions de réalisation.
L’audit est donc cadré par la réglementation.
Quel que soit l’organisme certificateur choisi, l’auditeur suit les mêmes règles. Le choix de l’organisme se fait donc sur d’autres critères.
Choix de l’organisme certificateur
Pour choisir son organisme de certification, il faut vérifier qu’il soit accrédité et qu’il corresponde à sa stratégie d’entreprise (voir chapitre “audit” de la formation).
En effet, certains organismes sont plus réputés sur certains secteurs comme le BTP, la santé, etc.
Ensuite, le choix peut se faire sur le devis ou sur les conditions de réalisation de l’audit Qualiopi : le délai de réalisation, le temps de rendu du rapport d’audit, les frais annexes (déplacement, hébergement), etc.
Il est donc préférable de demander plusieurs devis et de comparer les conditions générale de vente et de réalisation.
Durée d’un audit
La durée de l’audit dépend du chiffre d’affaires en formation réalisé par l’audité, du nombre de sites de formation et des labellisations déjà existantes.
Si le candidat a déjà une labellisation active le jour de l’audit, le nombre d’indicateurs évalués par l’auditeur est restreint. La durée d’audit est donc plus courte.
La liste des certifications et des labels éligibles pour la réduction de la durée d’audit et donnée sur le site du ministère du Travail ( lien).
Le candidat s’engage dans un cycle d’audit. Il dure 3 ans et comporte un audit initial et un audit de suivi, allégé, réalisé 18 mois après. La certification est valable durant tout le cycle, c’est -à -dire pendant 3 ans.
Après le premier cycle, le candidat commence un nouveau cycle de 3 ans. De même il démarre par un audit de renouvellement puis, 18 mois après, un audit de suivi. Et ainsi de suite.
Audit Qualiopi : sanction ou levier de performance ?
L’objectif de l’audit n’est pas de sanctionner mais d’améliorer le fonctionnement et la fiabilité du candidat. C’est pourquoi, suite à un audit, le candidat a un délai pour se mettre en conformité et en apporter la preuve à son auditeur. La non-conformité est alors résolue et le candidat peut prétendre à la certification. Évidemment, si le nombre de non-conformités relevées est toutefois beaucoup trop important, le candidat devra repasser un nouvel audit. Mais cela n’arrive pas si le candidat s’est bien préparé.
Cette exigence permet donc aux organismes fiables de se professionnaliser davantage et de se démarquer.